Pierwsza rozmowa z biurem rachunkowym jest łatwiejsza, gdy zamiast ogólnego pytania o cenę przedstawisz konkretny obraz spółki. Nie trzeba przygotowywać rozbudowanej prezentacji. Wystarczy krótki opis działalności, sposobu przekazywania dokumentów i oczekiwań wobec współpracy. Takie informacje pomagają ustalić, o co jeszcze zapytać przed przygotowaniem wyceny.
Jeśli rozważasz księgowość online, sprawdź, jak miałaby wyglądać codzienna wymiana informacji. Marka PLN, której siedziba znajduje się w Warszawie, przedstawia na swojej stronie ofertę księgowości online. Do rozmowy warto więc przygotować nie tylko dane o spółce, ale także pytania o organizację zdalnego kontaktu i przekazywanie materiałów.
Jak opisać spółkę przed pierwszą rozmową?
Zacznij od tego, czym firma zajmuje się w praktyce: co sprzedaje, komu i w jaki sposób. Sama nazwa branży może niewiele wyjaśniać. Inaczej wygląda działalność oparta na kilku stałych klientach, a inaczej sprzedaż przez wiele kanałów. Wskaż, czy spółka już działa, dopiero rozpoczyna działalność, czy planuje zmianę biura rachunkowego.
Podaj obecną formę prawną, przybliżoną skalę działalności oraz informację, czy występują transakcje zagraniczne lub rozliczenia w różnych walutach. Wspomnij o osobach zatrudnionych i innych współpracownikach, jeżeli ich rozliczanie ma być przedmiotem rozmowy. To opis aktualnej sytuacji, a nie wybór rozwiązania podatkowego.
Przed spotkaniem zapisz w jednym miejscu:
- profil działalności i główne kanały sprzedaży,
- orientacyjną liczbę dokumentów w typowym miesiącu,
- używane programy i sposób przechowywania dokumentów,
- obszary, których ma dotyczyć rozmowa o współpracy.
Jeżeli nie znasz dokładnych liczb, podaj przedział i zaznacz, że to szacunek. Dodaj informację o sezonowości lub planowanym wzroście. Dzięki temu opis nie będzie oparty wyłącznie na wyjątkowo spokojnym albo intensywnym miesiącu.
Jak przedstawić obieg dokumentów i zasady kontaktu?
Opowiedz, skąd trafiają do firmy dokumenty i kto je zbiera. Czy faktury przychodzą na wspólny adres e-mail, są pobierane z kilku systemów, czy część pozostaje w papierze? Wskaż, kto sprawdza ich kompletność i opisuje cel wydatku. Rzeczywisty przebieg pracy jest ważniejszy niż deklaracja, że wszystko odbywa się online.
Warto nazwać obecne trudności: brak jednego miejsca na pliki, dokumenty przekazywane przez kilka osób albo niejasną odpowiedzialność za uzupełnianie danych. Nie trzeba od razu proponować rozwiązania. Zapytaj, jaki sposób przekazywania materiałów jest możliwy i co pozostawałoby po stronie spółki.
Oddziel przesyłanie dokumentów od bieżących pytań. Powiedz, kto ma kontaktować się z biurem i czy preferuje e-mail, telefon czy spotkania online. Zapytaj o zasady umawiania rozmów, zgłaszania pilnych spraw i informowania o brakach. Oczekiwany czas odpowiedzi przedstaw jako temat do uzgodnienia, nie jako założoną cechę usługi.
Jakie informacje przygotować do rozmowy o wycenie?
Rozmowę o cenie oprzyj na konkretnym zakresie. Zamiast prosić o „pełną obsługę”, opisz, jakie zadania chcesz powierzyć biuru, a jakie pozostaną w firmie. Zapytaj, które z wymienionych potrzeb mogą zostać objęte współpracą. Nie zakładaj, że każda czynność związana z finansami spółki automatycznie mieści się w ofercie.
Pomocne będą orientacyjne liczby dokumentów sprzedaży i zakupu, rachunków bankowych oraz osób, których rozliczenia mają być omawiane. Wskaż również wykorzystywane systemy i oczekiwane zestawienia. Jeśli zmieniasz biuro, zasygnalizuj potrzebę ustalenia sposobu przekazania dotychczasowej dokumentacji.
Na koniec poproś o wskazanie, na jakich założeniach opiera się wycena, co obejmuje proponowany zakres i jak ustala się zasady czynności dodatkowych. Zanotuj też informacje, które trzeba jeszcze uzupełnić. Taki zapis ułatwia porównanie propozycji bez sprowadzania decyzji wyłącznie do jednej kwoty.