Pierwsza rozmowa z biurem rachunkowym będzie bardziej konkretna, jeśli wcześniej zbierzesz informacje o działalności spółki i sposobie pracy z dokumentami. Nie trzeba przygotowywać rozbudowanej prezentacji. Ważniejsze są czytelny opis firmy, orientacyjna skala operacji oraz pytania o współpracę. Taki zestaw pomaga ustalić, czego dotyczy zapytanie i jakie dane trzeba jeszcze uzupełnić przed rozmową o wycenie.
Przy kontakcie z PLN, marką prowadzącą pln-24.pl, przedstawiającą ofertę księgowości online i mającą siedzibę w Warszawie, warto przygotować opis zarówno samej spółki, jak i organizacji pracy. Przy współpracy online szczególnie istotne jest ustalenie sposobu przekazywania dokumentów, osób odpowiedzialnych za kontakt oraz zasad wymiany informacji.
1. Opisz spółkę przez jej codzienną działalność
Zacznij od podstaw: nazwy spółki, jej formy prawnej, branży oraz informacji, czy dopiero rozpoczyna działalność, czy już działa. Następnie opowiedz, na czym polega sprzedaż, kto jest odbiorcą i z jakimi zakupami wiąże się prowadzenie firmy. Zamiast samego określenia „handel” lepiej wskazać, czy chodzi o sklep internetowy, sprzedaż hurtową czy kilka kanałów obsługi klientów.
Najbardziej przydatny jest opis rzeczywistych operacji, a nie język prezentacji marketingowej. Zaznacz, czy spółka współpracuje z kontrahentami zagranicznymi, korzysta z różnych walut, prowadzi magazyn albo zatrudnia pracowników. Nie musisz samodzielnie oceniać skutków tych okoliczności. Na tym etapie chodzi o przekazanie informacji, które pozwolą biuru zadawać trafniejsze pytania.
Jeżeli działalność jest sezonowa, opisz różnicę między spokojnym a intensywnym miesiącem. Warto też wspomnieć o planowanych zmianach, takich jak uruchomienie kolejnego kanału sprzedaży. Wyraźnie oddziel stan obecny od planów, aby rozmowa o zakresie współpracy opierała się na czytelnych założeniach.
2. Pokaż, jak dokumenty trafiają do księgowości
Prześledź drogę dokumentu od jego otrzymania lub wystawienia do przekazania osobie zajmującej się księgowością. Czy faktury trafiają na wspólny adres e-mail, do kilku pracowników, czy do używanego systemu? Kto sprawdza ich kompletność i opisuje cel wydatku? Taki obraz pozwala wskazać miejsca, w których dokumenty mogą się zatrzymywać.
Przed rozmową przygotuj krótką listę danych:
- orientacyjna liczba dokumentów sprzedaży i zakupu w typowym miesiącu;
- liczba rachunków bankowych i używane sposoby przyjmowania płatności;
- programy wykorzystywane do fakturowania, sprzedaży i przechowywania plików;
- osoby odpowiedzialne za zbieranie dokumentów i wyjaśnianie niejasności.
Jeśli nie znasz dokładnych liczb, podaj przedział i zaznacz, że jest szacunkowy. Zapytaj o akceptowane formaty plików, sposób przesyłania materiałów oraz możliwość wykorzystania danych z obecnych narzędzi. Nie zakładaj automatycznie, że każdy system można połączyć z rozwiązaniami biura. To kwestia do potwierdzenia podczas ustalania współpracy.
3. Ustal kontakt i założenia do rozmowy o wycenie
Powiedz, kto po stronie spółki będzie kontaktem dla biura i kto podejmuje decyzje organizacyjne. Określ preferowany kanał komunikacji oraz sytuacje, w których potrzebujesz rozmowy zamiast wiadomości. Warto zapytać, jak zgłaszać pilne kwestie, jak przekazywane są pytania do dokumentów i czego można oczekiwać pod względem czasu odpowiedzi.
Do rozmowy o wycenie potrzebny jest również opis oczekiwanego zakresu obsługi. Wymień obszary, o które chcesz zapytać, i poproś o potwierdzenie, które z nich biuro realizuje. Jeśli spółka zmienia dotychczasową obsługę, zaznacz potrzebę omówienia przekazania dokumentacji oraz danych. Nie traktuj tych elementów jako automatycznej części oferty.
Na koniec poproś o wskazanie, na jakich informacjach i założeniach opiera się wycena, co obejmuje proponowany zakres oraz co wymaga osobnego uzgodnienia. Ustal też, jakie brakujące dane należy dosłać. Dzięki temu kolejny kontakt może dotyczyć konkretnych ustaleń, zamiast ponownego zbierania podstawowych informacji o spółce.