Każda firma w czasie swojej działalności wytwarza ogromne ilości danych – z reguły w formie różnych dokumentów. Dokumentacja pracownicza, skarbowa, handlowa lub specyficzna dla danego przedsiębiorstwa (np. medyczna, technologiczna, badawcza, itp.) musi prędzej czy później zostać zarchwizowana. Dlaczego archwizowanie dokumentów warto powierzyć zewnętrznym specjalistom?
Profesjonalna archiwizacja danych – dlaczego jest tak ważna?
Od maja 2018 r. w Polsce obowiązuje RODO – czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Nakłada ono na przedsiębiorców różne obowiązki w zakresie zarządzania danymi osobowymi pracowników i klientów – w tym obowiązek odpowiedniej archiwizacji tychże.
Jak wygląda zgodna z RODO archwizacja danych osobowych? Polega ona na profesjonalnej archiwizacji zawierających je dokumentów.
Profesjonalna archiwizacja dokumentów
Profesjonalne archiwizowanie dokumentów jest czymś zasadniczo różnym od zwykłego ich przechowywania.
Archiwizacja dokumentów (podobnie jak archiwizacja akt) to proces, obejmujący:
- uporządkowanie danych,
- opisanie ich,
- opracowanie sposobu podziału danych na różne kategorie,
- ustalenie kryteriów podziału,
- przyporządkowanie określonych danych do właściwych kategorii.
Poprawnie przeprowadzone archwizowanie danych gwarantuje, że każdy będzie mógł swobodnie korzystać z archiwum, szybko i sprawnie docierając do dowolnych, potrzebnych w danej chwili danych. Profesjonalne archiwizowanie akt i dokumentów jest więc nie tylko wymogiem prawnym, ale i racjonalnym biznesowo działaniem, usprawniającym funkcjonowanie firmy.
Archiwizacja dokumentacji – a także późniejsze jej przechowywanie – nie jest jednak ani działaniem łatwym, ani tanim. Archiwizowanie wymaga znajomości wielu specjalistycznych procedur a przechowywanie dokumentów i akt – posiadania dużych magazynów (zapewniających odpowiednie warunki składowania), położonych w tanich lokalizacjach. Dlatego właśnie warto zlecić archiwizację i przechowywanie dokumentów wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym!
Chcesz dowiedzieć się więcej?
W takim razie polecamy Ci odwiedzenie strony naszego partnera! Archiwizacja dokumentów, akt i danych (oraz ich przechowywanie) to specjalność Rhenus Data. Zatrudnieni w firmie specjaliści czekają na kontakt!