W działalności każdego podmiotu oraz osoby prywatnej nieustannie obraca się dokumentami. W związku z tym, że jest ich bardzo dużo, należy regularnie oddzielać potrzebne od mniej istotnych, segregować je, opisywać i przechowywać lub zniszczyć. Archiwizacja dokumentów sprawia, że w razie potrzeby można w łatwy sposób odnaleźć konkretne akta.
Czym jest archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów dotyczy ich porządkowania, zgodnie z określonymi przepisami prawa, zasadami i procedurami wewnętrznymi. W trakcie archiwizacji prowadzi się klasyfikację i zabezpieczenie dokumentów celem ich prawidłowego przechowywania. Ogólnie mówiąc, archiwizacja łączy się bezpośrednio ze składowaniem zasobów. Archiwizowanie dokumentów należy do procesów ciągłych zapewniających pełną kontrolę nad dokumentacją.
Od kogo wymaga się archiwizacji dokumentów?
Każdy rodzaj dokumentów ma określony przepisami prawa minimalny czas przechowywania. Przykładowo dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat, licząc od zakończenia roku podatkowego. Niespełnienie tego obowiązku wiąże się z ryzykiem poniesienia konsekwencji prawnych.
Prowadząc działalność, konieczne jest gromadzenie:
- ewidencji sprzedaży towarów i usług,
- deklaracji,
- kopii zeznań podatkowych,
- rejestrów VAT,
- podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
- dowodów księgowych,
- spisów z natury,
- dokumentów księgowych w zakresie kadr (przez okres 10 lat).
Przechowywanie dokumentacji medycznej
Dokumentację wewnętrzną ma za zadanie przechowywać podmiot, który ją sporządził, natomiast dokumentację zewnętrzną (zlecenia, skierowania) przechowywać powinien podmiot, który realizuje zlecenie. Dokumentacja medyczna musi być co do zasady podlegać archiwizacji przez okres 20 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego wykonania usługi. Wyjątek od tej reguły stanowi dokumentacja w przypadku zgonu pacjenta w związku z uszkodzeniem ciała lub zatruciem — czas przechowywania takiej dokumentacji to 30 lat. Kolejnym wyjątkiem są zajęcia rentgenowskie podlegające przechowywaniu przez okres 10 lat. Skierowania na badania muszą być przechowywane przez 5 lat, a dokumentacja dzieci do drugiego roku życia przez 22 lata. Archiwizowanie akt medycznych trwa, więc od 5 do 30 lat.
Prawidłowa archiwizacja dokumentacji
Według zasady archiwizacji dokumentów dokumentacja powinna być przechowywana w taki sposób, by była zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem oraz utratą. Do dokumentacji nie mogą mieć dostępu osoby postronne, nieupoważnione. Prawidłowa archiwizacja dokumentów zapewnia stały dostęp do szybkiego zlokalizowania i wykorzystania akt.
Po upływie określonego przepisami czasu dokumentacja powinna zostać w sposób profesjonalny zniszczona. Utylizacja dokumentów musi być przeprowadzona w sposób uniemożliwiający jej identyfikację.
Firmy zajmujące się profesjonalną archiwizacją i utylizacją dokumentów dbają o to, by procesy te były przeprowadzone zgodnie ze wszystkimi wytycznymi, zdejmując tym samym ciężar tego obowiązku z przedsiębiorców i instytucji.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów to procesy wymagające, ale oddanie ich profesjonalistom sprawia, że firma zyskuje nie tylko czas, ale i bezpieczeństwo.