W świecie tak bardzo scyfryzowanym jak nasz niemal zapominamy o tym, że jeszcze wciąż prowadząc biznes, czy zarządzając instytucjami nie możemy zapomnieć o tym, jak ważna jest archiwizacja dokumentów. Wydawałoby się, że nie jest to zbyt skomplikowane, jednak mało kto wie, że firmowe, czy też urzędowe akta nie mogą być przechowane w nieodpowiednich warunkach. Na czym zatem polega profesjonalna archiwizacja dokumentacji?
Archiwizacja danych – najważniejsza jest dobra organizacja
Powinieneś pamiętać o tym, że pewne dokumenty zgodnie z literą prawa musisz przechowywać nieraz przez wiele lat. Zawierają one przeróżne dane – także dane wrażliwe takie jak nazwiska, adresy, pesele czy numery telefonów. Nikt z nas nie chciałby na pewno, by takie dane dostały się w niepowołane ręce. Dlatego właśnie archiwizacja dokumentacji w nieodpowiednich warunkach jest niedopuszczalna.
Archiwizacja akt – jak to robić?
Archiwizacja danych pracowników, pacjentów, uczniów, studentów, a także po prostu obywateli jest obowiązkiem każdej instytucji i firmy. Nie mogą one zostać w żaden sposób udostępnione nieupoważnionym osobom, dlatego należy dołożyć wszelkich starań, by odpowiednio je zabezpieczyć. Archiwizacja danych w siedzibie firmy to spory problem, jeśli biznes zaczyna się rozrastać.
Pamiętaj, że po dokumenty w każdej chwili mogą upomnieć się urzędy, organy ścigania, sanepid, ZUS, czy też skarbówka. Archiwizacja akt powinna więc być zorganizowana tak, by łatwo i szybko można było znaleźć dane pudło, segregator i w końcu sam dokument. Na szczęście mamy do dyspozycji takie pomoce jak pudła archiwizacyjne, teczki, skoroszyty, czy też segregatory, dzięki którym archiwizacja akt pracowniczych staje się o niebo łatwiejsza.
Archiwizacja dokumentacji z głową – gdzie i jak należy przechowywać dokumenty?
Jeśli chodzi o samo przechowywanie, masz do wyboru kilka opcji:
- w zamykanej szafce
- w szafie pancernej lub zabezpieczonym sejfie
- w zabezpieczonym magazynie
- archiwizacja danych w archiwum prowadzonym przez profesjonalną firmę.
Oczywiście, jeśli na Twoje dokumenty przeznaczone jest całe pomieszczenie, powinno być ono przede wszystkim suche – wilgoć działa zabójczo dla papieru. Jeśli dobrze posegregujesz dokumenty i opiszesz segregatory, czy też pudła, archiwizacja dokumentów będzie o wiele przyjemniejsza, a wrażliwe dane Twoich kontrahentów lub podopiecznych będą bezpieczne.